Viestintä ja vaikuttaminen

Viestintä on paljon muutakin kuin pelkkää kommunikointia – se vaatii harkintaa ollakseen kinnostavaa ja tavoittaakseen kohderyhmän. Onnistunut viestintä tehostaa toimintaa, herättää mielenkiintoa ja parhaimmillaan tukee yhteisöllisyyttä sekä vuorovaikutusta. EU-rahoitteisissa hankkeissa viestinnän avulla myös varmistetaan, että hankkeiden saama rahoitus näkyy, ja levitetään tietoa hankkeiden tuloksista sekä hyvistä käytännöistä.

Tältä sivulta löydät hankkeen viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä vaikuttamissuunnitelman luomiseen liittyvää materiaalia. 

EU-rahoitteisen hankkeen viestintä

EU-rahoitteisissa hankkeissa viestinnällä on keskeinen rooli, sillä sen avulla levitetään tietoa, innostetaan ja osallistetaan, tavoitetaan uusia yleisöjä ja vahvistetaan EU-rahoituksen näkyvyyttä. Viestintään ja EU-näkyvyyteen liittyvät velvoitteet koskevat kaikkea hankkeen toimintaa: rahoituksen saajien on lakisääteisesti ilmoitettava rahoituksen alkuperä ja varmistettava EU-rahoituksen näkyvyys viestintätoimissaan.

On tärkeää, että kaikki ESR+-hankkeet tutustuvat EU-hankkeiden viestintävelvollisuuksiin sekä niihin liittyviin ohjeisiin EU:n alue- ja rakennepolitiikan verkkopalvelussa. (Vieraile ulkoisella sivustolla. Linkki avautuu uuteen välilehteen.) Sieltä löytyy ohjeita viestintään sekä esimerkiksi EU-lipputunnuksen käyttöön

Viestinnällinen yhteistyö lasten, nuorten ja perheiden osallisuuden koordinaation kanssa

Me koordinaatiossa teemme mielellämme viestinnällistä yhteistyötä hankkeiden kanssa. Yksi tehtävistämme onkin viestiä kehittämishankkeiden tuloksista ja hyvistä käytännöistä eteenpäin, esimerkiksi viranomaisille ja päättäjille. Hankkeet voivat hyödyntää Lasten, nuorten ja osallisuuden koordinaation kanavia viestinnässään. 

Viestintäsuunnitelmasta viestinnän toteuttamiseen

Valtakunnallisten kehittämishankkeiden hankehakemukseen laadittiin liitteenä viestintäsuunnitelma, jossa tuli ilmetä miten hankkeesta viestitään koko hankkeen toiminnan aikana sekä sen päättymisen jälkeen. Viestintäsuunnitelma on hyvä ottaa esille arkistoista aktiiviseen käyttöön hankkeen käynnistyttyä ja tarvittaessa päivittää ajan tasalle. Suunnitelma jää vain suunnitelmaksi, ellei sitä sidota mukaan hankkeen käytäntöihin ja toimintatapaan heti alussa.

Jos hankkeessa ei ole varsinaista viestinnän tekijää, on entistä tärkeämpää sopia viestinnän vastuista ja käytännöistä tiimin kesken. Huolellisesti suunniteltu ja selkeästi vastuutettu viestintä tukee hanketta sen kaikissa vaiheissa ja edistää vaikuttavuuden sekä rahoittajan näkökulmasta tärkeiden tulosten levittämistä ja hyödyntämistä hankkeen päättyessä. 

Hankeviestinnän kaari

Hankeviestinnän kaari etenee vaiheittain hankkeen alusta tulosten juurruttamiseen.  Alkuvaiheessa viestintä painottuu luonnollisesti siihen, mitä hankkeessa tehdään ja kehitetään. Ketä me olemme ja miksi hanke on tärkeä? Tärkeintä on kiteyttää hankkeen pääsanoma ja tarkoitus, joka luo pohjaa sekä viestinnälle ja dialogille kohderyhmien kanssa.  

Nopeasti siirrytään kuitenkin vaiheeseen, jossa viestinnän tarkoitus on olla kutsuvaa ja aktivoivaa. Tässä vaiheessa halutaan innostaa kohderyhmiä mukaan esimerkiksi yhteiskehittämiseen, tapahtumiin tai saada heidät kiinnostumaan heille suunnatusta julkaisuista. Viestit ja kanavat muokataan kohderyhmän mukaan – ammattilaisia puhuttelevat usein käytännön hyödyt, kun taas loppukäyttäjiä usein kiinnostaa osallistumisen konkreettinen arvo, esimerkiksi mahdollisuus vaikuttaa.  

Myös hankkeen lopussa on tärkeää varata aikaa viestintään. Silloin viestintä keskittyy tulosten levittämiseen ja juurruttamiseen: tavoitteena on varmistaa, että hankkeen opit ja innovaatiot jäävät elämään sen päättymisen jälkeen. 

Kohderyhmäymmärrys: Ei se, mitä haluamme viestiä, vaan se, kenelle haluamme viestiä

Kohderyhmäymmärrys on tärkeä osa hankkeen toteuttamista ja suunnittelua, sillä se varmistaa, että hankkeessa tehdään työtä, joka vastaa kohderyhmien tarpeisiin.  

Viestinnässä kohderyhmäymmärrys auttaa tavoittamaan oikean ryhmän ihmisiä sellaisella sisällöllä, joka puhuttelee ja on hyödyllistä. Kun tiedämme, ketä haluamme puhutella, pystymme helpommin valitsemaan oikeat kanavat ja keinot: Minkälainen sisältö kiinnostaa tai hyödyttää heitä? Minkälaisia tarpeita tai haasteita heillä on? Mistä ja milloin heidät parhaiten tavoittaa?  

Onnistunut viestintä edellyttää, että asetamme omat tiedonvälitystarpeemme sekä kohderyhmän tarpeet ja odotukset samalle viivalle. On tärkeää muistaa, että viestintää ei suunnitella hankkeelle vaan kohderyhmälle. Vaikka tietäisimme itse sisältöjemme ja palvelujemme arvon, tämä ei välttämättä ole yhtä selvää kohderyhmälle. Viestin on puhuttava heitä tavalla, joka vastaa heidän tarpeisiinsa ja kiinnostuksiinsa, muuten viestintä jää helposti tiedonvälityksen tasolle. Jos kohderyhmä ei kiinnostu tai ymmärrä hyötyvänsä, ei viestinnästäkään ole mitään hyötyä.    

Jos viesti ei saavuta tavoitettaan, ongelma on harvoin kohderyhmässä ja on aika katsoa peiliin: Oliko viestini selkeä? Oliko kanavavalinta tai ajoitus epäonnistunut? On tärkeää analysoida mahdolliset puutteet ja oppia niistä, jotta tulevaisuudessa viestintä voi olla entistä vaikuttavampaa ja tavoittaa kohderyhmän paremmin. 

Saavutettava viestintä ja digitaalinen saavutettavuus

Saavutettava viestintä tarkoittaa, että viestintä on kaikkien ulottuvilla ja helposti ymmärrettävää eri kohderyhmille. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi selkokieltä tai selkeää kieltä, viittomakieltä, symboleita, kuvallista viestintää ja sitä että, viestintä on saavutettavaa myös erilaisia apuvälineitä käyttäville. 

Valitut viestintäkanavat ja -muodot ovat merkittävässä roolissa siinä, kuinka hyvin moninaiset kohderyhmät tavoitetaan ja kuinka yhdenvertaista tiedonsaanti on. 

Digitaalinen saavutettavuus on erityisen tärkeää hankkeissa, jotka kuuluvat digipalvelulain piiriin. Suomessa laki velvoittaa erityisesti julkisen sektorin toimijoita, kuten viranomaisia, kuntia, oppilaitoksia sekä osaa järjestöistä, varmistamaan, että heidän verkkosivustonsa ja mobiilipalvelunsa ovat saavutettavia. 

Digitaalisen saavutettavuuden varmistaminen tarkoittaa, että verkkopalvelut toimivat teknisesti eri päätelaitteilla ja avustavilla teknologioilla, kuten ruudunlukijoilla. Sisältöjen tulee olla myös selkeitä ja helposti ymmärrettäviä kaikille käyttäjille. On tärkeää huomioida, että saavutettavuusvaatimukset koskevat lisäksi esimerkiksi verkkosivuilta löytyviä PDF-tiedostoja ja ladattavia dokumentteja. 

Viestinnän saavutettavuutta kannattaa kirjoittaa auki jo viestintäsuunnitelmaan: tämä auttaa, kun pohditte, luodaanko hankkeelle oma verkkosivusto tai millaisia muita kanavia viestinnässä käytetään. Lisäksi on tärkeää pohtia, tarvitaanko selkokieltä tai muita tukevia viestinnän muotoja, jotta hankkeen viestintä olisi mahdollisimman monelle ymmärrettävää ja saavutettavaa.  

Tiedon saavutettavuuden lisääminen edistää yhdenvertaisuutta ja tarjoaa samalla käyttäjäystävällisemmän kokemuksen kaikille. Verkkosivujemme Yhdenvertainen ja tasa-arvoinen toimintakulttuuri -osiosta löytyy vinkkejä ja linkkejä yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon huomioimiseen viestinnässä.
 

Vaikuttamissuunnitelma

Hanketyössä pysähdymme usein vaikuttamisen ja asioiden muuttamisen mahdollisuuden äärelle. Onneksi pidempikestoisissa hankkeissa avautuu hyviä mahdollisuuksia nostaa esiin kohteita, jotka vaativat muutosta ja kehitystä. 

Vaikuttamis- ja viestintäsuunnitelmat nivoutuvat lopulta aina hieman yhteen, sillä viestimällä vaikutamme ja toivomme viestinnällä olevan tiettyjä vaikutuksia esimerkiksi tekemämme hankkeen kannalta. Vaikuttamistyö hankkeessa voikin olla ns. oikeiden ihmisten kohtaamista ja tapaamista tai vaikkapa viestintäkampanja, jolla tietoisuutta hankkeen toimista saadaan lisättyä eri kohde- ja sidosryhmissä.